Först och främst är det värt att ta reda på under vilka förhållanden nya idéer föds och hur den kreativa processen fungerar ur den mänskliga hjärnans synvinkel. Det är viktigt att förstå att kreativitet inte är en gåva utan en färdighet som kan utvecklas. Det är inte det högra halvklotet som är ansvarigt för det, som vanligt tros, men hela hjärnan, därför bör arbetsmiljön stödja hela kedjan i tankeprocessen, och inte någon separat del.
Det finns fyra steg i den kreativa processen: förberedelse (samla information och få ny kunskap), vägning (bilda kopplingar mellan aktuell kunskap och ny information), insikt (framväxten av en ny idé) och verifiering (testa idén på andra).
Denna process är cyklisk, det vill säga som ett resultat av verifiering får vi feedback, på grundval av detta genererar vi nya idéer och utvärderar dem tills dessa idéer är helt formade och testade. Utan att spendera rätt tid på vart och ett av dessa steg kommer vi inte att få en fungerande kreativ idé.
Med tiden flyter denna process mer naturligt, särskilt när vi förbättrar våra kunskaper och färdigheter, följer rätt arbetsvanor och förstår hur man kombinerar nya idéer och väljer de bästa. Det är värt att notera att människor med omfattande kunskap om en mängd olika frågor är mer benägna att få nya idéer. Genom sin nyfikenhet utvecklar de en öppenhet för nya upplevelser, som är nära relaterad till kreativitet. Deras djupa förståelse för olika ämnen ger mer”råvaror” för nya kopplingar mellan kunskap, vilket leder till nya idéer.
Konvergerande och divergerande tänkande
Det finns två typer av tänkande - konvergerande och divergerande. Den första är ansvarig för att hitta ett direkt svar på en specifik fråga, som kräver kunskap om tidigare inlärda fakta och metoder. Och avvikande tänkande är den kreativa processen att komma fram till en lösning, skapa nya idéer.
Konvergent tänkande är ansvarig för två steg i den kreativa processen - verifiering och förberedelse. För närvarande assimilerar vi ny information, så förmågan att fokusera är mycket viktig för denna typ av tänkande. När miljön medför många distraktioner måste vi spendera mer kognitiva ansträngningar för att kontrollera vår uppmärksamhet och med tanke på våra begränsade kognitiva resurser bör det finnas områden nära arbetsplatsen att vila och återhämta sig.
Distraktioner kan också vara interna när våra egna känslor hamnar i vägen. Experiment visar att om man är alltför upphetsad eller stressad minskar produktiviteten avsevärt när man utför brådskande uppgifter som kräver koncentration. Samtidigt påverkar frånvaron av känslor i allmänhet, det vill säga tristess, också produktiviteten negativt, eftersom vi i detta tillstånd inte kan hålla vår uppmärksamhet länge. Till exempel, under möten går våra tankar ofta åt andra håll, om ämnet inte är intressant. För koncentrationsarbete är det därför viktigt att själva uppgifterna är roliga och utmanande, men samtidigt genomförbara.
Däremot kan externa stimuli vara till hjälp för uppgifter som involverar olika tänkande. Vägen och insiktens stadier är mindre fokuserade, och ju mer vi riktar vår uppmärksamhet på olika saker, desto mer sannolikt är det att en ny anslutning kommer att dyka upp i vårt huvud och bilda en ny idé. Det vill säga, avvikande tänkande kräver områden med en minimal nivå av integritet, ljus design, öppna vyer från fönstret och inspirationsföremål som hjälper till att stimulera fantasin och distraheras oftare, trots att detta kan verka kontraproduktivt.
Haworth Ideation Group-strateger påpekar att tristess som kommer i vägen för normalt, fokuserat arbete kan gå långt i att skapa nya idéer. Studier visar att när vi är mer avslappnade och tänker på något distraherat eller engagerade i rutinaktiviteter, överväger vår hjärna i bakgrunden olika alternativ för att lösa problem och letar efter rätta förbindelser och bildar nya idéer. Därför kommer insikt ofta plötsligt när vi gör något omedvetet, till exempel när vi kör på kollektivtrafik eller går ner på gatan.
Genom att förstå denna process skapar många företag speciella platser där människor kan distraheras från jobbet och kort ändra aktiviteter så att hjärnan arbetade med nya idéer just nu. Det kan till exempel vara en lekplats eller ett gym. Att känna till dina anställdas preferenser gör det lättare att skapa rätt utrymme för dem, annars finns det risk för lösningar som ingen kommer att använda.
Tyvärr beaktas inte alltid behovet av att skapa olika zoner, och ofta råder samma typ av layout på kontor - detta är antingen ett helt öppet utrymme av typen open space eller ett skåpsystem med höga barriärer. För att skapa en miljö som främjar innovation är det nödvändigt att upprätthålla en balans mellan öppna och slutna utrymmen samt sträva efter en mängd olika funktionella områden så att varje anställd kan hitta den optimala platsen för sig själv där de kan fylla på energi, reflektera över en uppgift eller göra distraktioner för att få inspiration ….
När kontoret har zoner för både konvergerande och divergerande tänkande kan anställda gå igenom alla stadier av den kreativa processen och växla växelvis mellan dessa lägen. Haworth Ideation Group-experter hävdar att varje person har olika växlingsfrekvenser och beror på flera parametrar: hur bra han kan koncentrera sig, hur mycket tid han behöver för att vila och återvinna energi, mängden kunskap han redan har, behovet av ytterligare kunskap och nuvarande stadierna i den kreativa processen.
Enligt forskning tar 10% av de mest produktiva medarbetarna i genomsnitt en 15-minuters paus efter varje timmes fokuserat arbete. Växling mellan lägen kan ske med olika frekvenser, ibland så snabbt att det inte längre är möjligt att bestämma vilket läge en person befinner sig i. Vi absorberar information, kommer med nya idéer och förädlar dem omedelbart - och allt detta utan att göra ytterligare ansträngningar. I detta tillstånd är vi så fokuserade som möjligt, medan kognitiva ansträngningar inte spenderas på att upprätthålla koncentration, utan istället spenderas på att hitta nya idéer och lösningar. Således engagerar vi konvergerande och divergerande tänkande samtidigt. Samtidigt tappar vi tid, men vi når maximal produktivitetsnivå. Detta tillstånd, som kallas”flöde”, är inte lätt att komma in i, men med rätt kompetens, attityd och motivation och en lämplig arbetsmiljö som stöder alla nödvändiga förutsättningar och typer av aktiviteter är det mycket lättare att uppnå.
Lagarbete
För att komplettera våra idéer och testa deras användbarhet och originalitet måste vi interagera med andra människor. Det vill säga, den kreativa processen påverkar inte bara enskilda utan också lagarbete, under vilket kunskap utbyts.
För framgångsrikt teamkreativt arbete måste alla deltagare i processen vara väl bekanta med varandra, ha kommunikationserfarenhet, gemensamma minnen och en historia av relationer. Mer öppen interpersonell kommunikation och goda relationer mellan kollegor uppmuntrar ett enkelt och uppriktigt uttryck för tankar och idéer. Anställda är inte rädda för att sanningsenligt diskutera och utvärdera förslag, liksom att höra kritik i gengäld.
Konfidentiell kommunikation kan hindras av ett företags organisationskultur där misstag fördöms och straffas. I det här fallet vågar människor inte ta ansvar och ta initiativ. När nya idéer värderas i ett företag och misstag behandlas som givande upplevelser efter misslyckande är de anställda inte rädda för att säga saker som de inte annars skulle ha uttryckt.
Att skapa en effektiv kreativ miljö kräver således inte bara områden för lagarbete, där funktionella uppgifter kan lösas, utan också sociala utrymmen som främjar informell kommunikation och förbättrar laganda i företaget.
Enligt en studie av Haworth Ideation Group är dessutom anställdas kreativitet högst i de företag eller avdelningar där hierarkin är mindre uttalad. För effektiv utveckling av innovationer bör man sträva efter att skapa små team och arbetsgrupper med en horisontell ledningsstruktur som interagerar med varandra inom organisationen, liksom med externa agenter, vilket resulterar i att det finns fler interaktioner och kopplingar mellan kunskapsobjekt.
Organisation av utrymme för den kreativa processen
När du skapar zoner för att arbeta i koncentration måste du inte bara säkerställa fullständig eller delvis integritet utan också ge användaren möjlighet att anpassa platsen för sig själva och deras arbetspreferenser för att maximera användningen av kognitiva resurser. För att göra detta, var uppmärksam på följande fyra punkter.
Fäktning. Skydd mot distraktioner som stör fokus, inklusive visuella barriärer (väggar, partitioner), informationsvarningar (stör inte tecken) eller akustiska barriärer (hörlurar eller tillräckligt avstånd från en ljudkälla).
Tillgång till informationen. Tillhandahålla utrymme med digitalt och fysiskt material (böcker, tidskrifter, designföremål) så att anställda får ny information eller uppdaterar befintlig kunskap.
Visualisering. Tillräckligt antal ytor för visuell visning av information, register, argumentation och visuell kommunikation.
Kommunikation. Kommunikation genom medielösningar eller personlig interaktion med andra kollegor för att utbyta åsikter om ett specifikt ämne.
Med tanke på dessa attribut kommer användaren att välja vilka verktyg som ska användas och hur. Tillgång till information är till exempel viktigare för individuellt arbete, medan visualisering oftare används för gruppdiskussioner.
Utrymme för vila och påfyllning bör ge de anställda val av plats och tid. Vissa människor föredrar korta pauser för att snabbt distrahera sig själva, ta en paus och återvända till uppgiften, andra behöver mer tid att återhämta sig, vilket kräver separata områden för individuell eller gruppvila. Organisationen av dessa zoner beror på vilka metoder för”laddning” som anställda väljer och hur mycket tid de behöver för att göra detta. Med hänsyn tagen till de olika individuella egenskaperna hos anställda är det nödvändigt att tillhandahålla en mängd rekreations- och förnyelsearealer så att varje anställd hittar den mest bekväma platsen för sig själv.
Användarkontroll av utrymme i viloplatser är mycket mindre viktigt än i koncentrerade arbetsområden. Men samtidigt är det nödvändigt att förse dem med grundläggande visualiserings- och kommunikationsverktyg, till exempel Wi-Fi och en whiteboard, om det finns en ny idé som du vill dela.
För att inte belasta medarbetarnas kognitiva resurser, som är bättre riktade till den kreativa processen, bör navigering i rymden vara enkel och intuitiv. Detta gäller inte bara platser för koncentrerat arbete eller fritid utan för hela kontoret i allmänhet. För att göra detta markeras varje zon med en speciell färg, inskription, grafik, arkitektoniskt element. Anställda bör också omedelbart förstå syftet med ett visst utrymme och vilken typ av aktivitet det är bäst att utföra i det. Detta gör att du inte kan distraheras av onödiga tankar eller en lång sökning efter en lämplig zon, men kommer omedelbart att rikta dina kognitiva ansträngningar i en konstruktiv riktning.
Att skapa en kontorsmiljö för effektivt kreativt arbete handlar alltså inte bara om att utveckla en kreativ, inspirerande inredning. Detta är en komplex process, vilket innebär att det är nödvändigt att tillhandahålla det erforderliga antalet olika funktionella områden med olika nivåer av integritet och akustisk komfort för både individuellt och grupparbete, samt en mängd olika platser för regenerering och kollektiv rekreation, vilket bidrar till att öka företagets laganda.
