Nyligen får begreppen Agile och Activity Based Working mer och mer popularitet, och många företag överväger redan möjligheten att implementera dem på sitt kontor, men har vissa svårigheter. Ledningen kan ofta inte göra sådana förändringar, eftersom de är rädda för att möta anställdas missnöje och en minskning av deras produktivitet.
Denis Chernichkin, chef för Haworth Business Interiors, berättade om varför en förändring i konceptet för kontorsinredning kan påverka företagets arbete negativt och vad som måste beaktas för att organisera utrymmet så effektivt som möjligt.
Vilka är de största svårigheterna med att genomföra projekt som Agile och Activity Based Working?
- Kontor implementerade enligt dessa begrepp förutsätter först och främst förekomsten av många olika funktionsområden som en anställd kan välja efter eget gottfinnande, beroende på den specifika uppgiften och typen av aktivitet. Denna mångfald ger sådan handlingsfrihet när man planerar ett kontor att de personer som är ansvariga för detta ibland inte har någon aning om var de ska börja, vad de ska fokusera på eller inte alls beslutar om betydande förändringar, och om de gör det kan de inte tydligt formulera uppgift och förklara för arkitekterna vilket resultat som måste uppnås. Vanligtvis är formuleringarna för abstrakta, baserade på känslor och trender snarare än konkreta fakta och statistik. Dessa önskemål är långt ifrån ett meningsfullt, strukturerat, högkvalitativt tekniskt uppdrag som speglar kraven på ett effektivt utrymme idag och på ett avstånd av tre till fem år för ett visst företag. Resultatet kan visa sig vara olämpligt enligt kundens förväntningar.
Ofta börjar företag, som inte förstår exakt vad de vill få, kopiera idéerna från befintliga kontor utan att anpassa sig till sina egna behov och implementera dem i ett helt annat utrymme, under olika förhållanden, i andra team som i grunden inte är redo att acceptera sådana. begrepp. Som ett resultat leder detta till en avsevärd minskning av produktiviteten.
Trots det faktum att dessa svårigheter är mer inneboende i övergången till begreppen Agile och Activity Based Working kan de uppstå i skapandet av vilket utrymme som helst. Självklart är det lättare att skapa ett vanligt “öppet utrymme” -kontor, där lösningar av samma typ ofta används, men svårigheter med att formulera kraven på ett effektivt utrymme uppstår också i sådana fall.
Hur definierar du effektivt kontor?
- Detta är ett utrymme som sammanför människor och där de är mest produktiva och effektiva. Detta är den miljö inom vilken arbetsgrupper eller enskilda specialister kan maximera sin potential när det omgivande utrymmet inte hindrar dem utan hjälper. Och eftersom varje team och varje specialist har individuella egenskaper är det effektiva utrymmet unikt för varje enskild organisation. Det finns inget enstaka scenario eller rätt svar, för mycket beror på företagets mål. För vissa är det just nu viktigt att sänka kostnaderna, minska kvadratmeter per person, för andra - att skapa en ny produkt eller föra en ny teknik på marknaden, för någon - för att öka kundnöjdheten och servicekvaliteten. Ibland är dessa uppgifter i konflikt. Därför måste varje företag avgöra vilka mål det är, kriterierna för framgång och hur man kan uppnå det och hur utrymmet kan hjälpa till att uppfylla dessa uppgifter.
Jag föreslår att man börjar med att identifiera en mycket viktig parameter - organisationskultur. Det är hon som skiljer företagen från varandra. Detta är en extremt viktig egenskap som ofta underskattas på vår marknad, även om dess betydelse länge har erkänts i världen. Att känna till och förstå ditt företags kultur gör det lättare att avgöra vilket utrymme det behöver.
Hur kan kultur relateras till rymden?
- Kultur påverkar bokstavligen alla aspekter av en organisations aktiviteter, inklusive ledning, affärsprocesser, skapade produkter, anställdas attraktion och lagring, beslutssystem, rykte och mycket mer. Det bygger en känsla av trygghet, engagemang för företaget och påverkar medarbetarnöjdhet och produktivitet. Därför ses det ofta som en fullvärdig och mycket viktig tillgång för organisationen.
Vanligtvis är kultur i ett företag associerad med formella saker, såsom företagsvärden, arbetsnormer, uppförandekoder - de så kallade synliga faktorerna. Men det finns också osynliga faktorer som bestämmer de outtalade reglerna och vanorna hos människor. Inom detta område spelar arbetsytan också en viktig roll, inklusive arkitektur, interiörer och möbellösningar. Det vill säga arbetsytan är en viktig del av organisationskulturen och måste motsvara den. Det är som ett pusselbit från en annan uppsättning - det passar inte bara de närliggande elementen utan det kommer att förstöra hela bilden helt och hållet. Det är samma sak med rymden. På många sätt formar det hur en anställd arbetar, så om utrymmet inte passar den nuvarande kulturen kommer människor att arbeta mot företagets värderingar.
Det visar sig att om du flyttar en anställd från ett kontor till ett annat som är märkbart annorlunda än det tidigare, kommer han att arbeta annorlunda?
- Visst. Naturligtvis kommer den här förändringen inte alltid att vara så prickig, men poängen är att typen av utrymme, de funktioner som finns i det och organisationskulturen i allmänhet avgör hur en person närmar sig uppgifter, interagerar med kollegor och fattar beslut. Trots allt, även om vi vanligtvis inte tänker på det, är kulturens inflytande riktigt stort. Det är värt att byta plats, och vi uppför oss redan omedvetet annorlunda.
Jag gillar ordet från Winston Churchill: "Först definierar vi formen på våra byggnader och sedan bestämmer våra byggnader formen på vårt beteende." Och det är det verkligen. Ta till exempel för jämförelse beteendet hos människor utanför kontoret - i en dyr restaurang och i en vanlig pub. I det första fallet försöker vi matcha nivån - en formell klädstil, en lugn ton, ofta en konversation om intellektuella ämnen. Men föreställ dig att vi befinner oss på en pub - vårt beteende blir mer fritt och informellt. Samma sak händer på kontor - utrymmet påverkar direkt anställdas beteende och arbetsstil.
Vad händer om anställda inte gillar utrymmet där de arbetar? Hur kommer detta att påverka dem?
- Det här är en extremt viktig fråga. Medarbetarnas missnöje med kontorslokaler, där det till exempel är omöjligt att hitta ett bekvämt funktionsområde som är lämpligt för en viss uppgift, eller det finns många irriterande distraktioner, skapar en betydande negativ effekt. Men tyvärr kan inte anställda ändra det befintliga utrymmet på egen hand. Sådan myndighet ligger på de yrkesverksamma som ansvarar för skapandet av kontorsinredningen, som måste ta hänsyn till organisationens kulturella egenskaper för att skapa den mest bekväma miljön. Dessutom, på grund av olika typer av aktiviteter inom avdelningar inom en organisation, finns det så kallade underkulturer, som också måste beaktas vid utformningen.
Vi vet alla att arkitekturen i olika länder och städer skiljer sig från varandra, speglar kulturella egenskaper och skapar en unik atmosfär. På kontoret är allt detsamma - kontorsytans design och arkitektur ska återspegla organisationens individualitet och dess divisioner.
Hur kan du definiera din organisationskultur och förstå vilket utrymme som passar bäst?
- Det är faktiskt ganska enkelt. Det finns en klassificering baserad på 25 års forskning av professorerna Cameron och Quinn från University of Michigan som heter "Competing Values". Forskare har identifierat fyra dominerande värden i företag: Samarbete, rivalitet, skapande och kontroll. Varje värde är associerat med en uppsättning egenskaper på arbetsytan som maximerar dess stöd. Förresten, denna modell erkändes av många experter som mycket effektiv och gick in i topp 50 bästa affärsverktyg i historien enligt Financial Times betyg.
Låt oss till exempel titta på företag där kontrollvärdet dominerar. För dessa organisationer är nyckeln att göra jobbet “rätt”. De kännetecknas av en tydlig organisationsstruktur, hierarki, strikt kontroll, ett överflöd av protokoll och procedurer och formell medarbetarinteraktion. Oftast är det stora byråkratiska företag och myndigheter, samt finansiella och juridiska avdelningar. Utrymmet i detta fall bör präglas av ett ordnat, förståeligt arrangemang av arbetsplatser, upprätthålla hierarki och status, vara utrustad med höga partitioner och särskilt utsedda områden för interaktion, snarare separata mötesrum. Arbetsplatser är vanligtvis isolerade, styvt uppdelade i avdelningar i närheten av chefen, konservativa färger används ofta i interiören.
För jämförelse, låt oss ta det motsatta värdet "Creation". Företag som domineras av detta värde kännetecknas av önskan att göra en produkt eller tjänst först, de fokuserar på innovation, på out-of-the-box-tänkande, på önskan att bli ledande genom ny utveckling och snabbare släpp på marknaden för ett unikt erbjudande. Denna typ är ofta associerad med IT-företag såväl som kreativa marknadsföringsbyråer, men i själva verket har nästan alla företag som skapar sin egen produkt detta värde, speciellt om de har en ledande position i sin bransch. För sådana företag är det oerhört viktigt att kunna hålla gruppdiskussioner, brainstorms, möten, informellt dela sina idéer med kollegor när som helst. Därför kräver denna typ av organisation många olika platser för individuellt fokuserat arbete, liksom för kollektiv interaktion och spontana möten, stora ytor för visuell visning av information, rymligare utrymmen med ett bra perspektiv, eftersom det främjar fantasin, mer komplex och organisk layout, brist på enhetlighet i design och repetition, inspirerande interiörlösningar, färre begränsningar och mer frihet, och många olika områden för kreativitet med god akustik, eftersom den kreativa processen förstörs mycket lätt.
Men det viktigaste att komma ihåg är att varje företag alltid kombinerar alla fyra värdena. Som regel dominerar två av dem, men under alla omständigheter är varje företags organisationskultur en unik kombination av alla dessa värden, som finns i vissa proportioner. Därför kommer du inte att kunna hitta företag med samma kultur. Genom att känna till din egen organisationskultur, förstå balansen mellan nyckelvärdena kan du få en klar uppfattning om vilket utrymme som behövs för varje enskild avdelning och företaget som helhet.
Hur exakt kan du identifiera kulturen i ett företag?
- En omfattande vetenskaplig strategi krävs för en tydlig diagnos av företagets organisationskultur och dess divisioner. Vi på HAWORTH har vår egen patenterade CultureLENS ™ metod för att göra denna typ av forskning. Tack vare datorteknik kan alla anställda delta i denna studie och svara på frågor för att analysera den nuvarande organisationskulturen. Toppledare svarar på ytterligare frågor som hjälper till att bestämma den önskade organisationskulturen som de vill se i sitt företag om 2-3 år. Alla svar bearbetas av en dator, vilket gör det möjligt för experter på kontorslokaler och strateger att göra individuella slutsatser och rekommendationer för klienten. Att jämföra till exempel nuvarande och föredragna kulturer kan hjälpa dig att förstå vilken riktning du ska röra dig och vilka förändringar som behöver genomföras på kontorsytan för att uppnå önskade resultat utan att orsaka avslag och motstånd från personalen.
Förstår jag rätt att resultaten av studiet av organisationskultur ligger till grund för kommandot för kontorsutformningen? Behöver kunder tillhandahålla något annat?
- Ja, resultatet av studien är en detaljerad rapport, som är en designbroschyr, en detaljerad mandat för skapandet av ett framtida kontor med exempel på rumsliga lösningar som stöder den föredragna organisationskulturen hos det studerade företaget. Men jag pratade bara om ett verktyg, om än ett grundläggande verktyg. Förutom organisationskulturen är det viktigt att förstå andra individuella egenskaper hos organisationen - befintliga arbetsstilar, typer av interaktion mellan avdelningar och anställda, statistik över användningen av arbetsplatser och gemensamma platser, personlig tillfredsställelse med den nuvarande arbetsytan etc. Det finns ytterligare forskning som hjälper företag att identifiera alla dessa funktioner.
Sammanfattningsvis vill jag än en gång betona att varje företag, när de utformar ett nytt kontor eller gör renoveringar på ett befintligt kontor, måste analysera sig själva och dess behov. Det är möjligt att denna organisation inte behöver byta till Agile eller Activity Based Working. Ingen har till uppgift att följa mode eller vara trendig, vårt ansvar är att skapa rätt utrymme som ökar produktivitet, tillfredsställelse och medarbetarnas engagemang. När allt kommer omkring är människor huvudföretaget för alla företag.
