Under det senaste decenniet har de öppna ytornas dominans i moderna kontor blivit mer uttalad, vilket förskjuter andra typer av rymdorganisation. Medan öppet utrymme förbättrar anställdas interaktion och minskar fastighetskostnaderna, gör det också svårare att fokusera och koncentrera sig på arbete, vilket negativt påverkar produktiviteten och i slutändan kan uppväga fördelarna.
Naturligtvis bör praktiskt taget alla kontor ha öppna kommunikationsområden som ökar frekvensen och effektiviteten hos anställdas interaktioner och ökar sannolikheten för innovation. Sådana områden skapar dock visuella störningar och störningar i öppna utrymmen som stör koncentrationen, och arbete som kräver koncentration är lika viktigt som lagarbete. Därför är det värt att ta reda på vad som exakt påverkar koncentrationen, hur du kan undvika att förlora den och också hur man kompetent kan kombinera öppna områden med områden för fokuserat arbete.
Alla känner till problemet med buller och koncentrationsförlust i det öppna rummet, men tyvärr är det få som är allvarligt bekymrade över denna fråga. Kanske för att ljudet inte kan ses underskattar vi dess betydelse. Till exempel, om en läcka inträffade på kontoret, om än inte mycket allvarlig, skulle den ansvariga personalen omedelbart börja fixa den. Ljudläckage kan vara lika skadliga för kontorsarbete, men av någon anledning ignorerar vi lätt detta problem, till skillnad från en våt matta.
Enligt Haworth Research Center förlorar anställda i genomsnitt 28% av sin arbetstid på grund av distraktioner på kontoret. Som ett resultat måste de börja sin arbetsdag tidigt eller stanna sent för att kunna slutföra alla uppgifter som kräver tystnad och koncentration. Detta problem är långt ifrån nytt. Kontorsanställda behöver ofta platser att dra sig tillbaka och fokusera, och tyvärr är denna faktor minst beaktad i öppna arbetsytor. Enligt statistik från studien anser mer än hälften av alla anställda att det är svårt att koncentrera sig på kontoret, varför de slösar mycket tid.
Förutom den visuella röran och bullerföroreningar som anställda måste möta i öppna kontor, bombarderas de med distraktioner som e-post, surrande smartphones och popup-meddelanden. Ett överflöd av information från kontinuerlig mobil- och internetkommunikation "förlamar" dem, vilket ger mindre tid att fokusera på sitt arbete och icke-standardiserad problemlösning. Den mänskliga hjärnan fungerar på samma sätt som för tusen år sedan, men nu har vi alla dessa tekniker, och vår biologi har inte följt med deras utveckling. Informationsöverbelastning blev snabbt en stor negativ trend på marknaden för humankapital.
Förlust av koncentration
När man arbetar med en uppgift kan en person fokusera på ett sådant sätt att han bara kommer att uppfatta den information som han anser vara viktig och ignorera allt annat. Detta är en fantastisk förmåga hos den mänskliga hjärnan. Men när flera distraktioner uppstår, flyttas uppmärksamheten ofta från uppgiften till det mindre viktiga.
Det är viktigt att notera att distraktioner kan delas upp i två typer: internt och externt. Och enligt studien tar det i genomsnitt 23 minuter för anställda att fokusera om och återvända till arbetet avbrutet av externa distraktioner. Intressant är att de fokuserar på minst två andra uppgifter innan de återvänder till den de gjorde tidigare.
Interna faktorer är som regel personliga tankar eller upplevelser som inte är direkt relaterade till jobbet, till exempel vad man ska äta till lunch eller vad som finns kvar på kvällen. Att återvända till jobbet, distraherad av interna faktorer, som det visade sig, är något svårare och det tar cirka 30-35 minuter. Således spenderar vi en hel del kognitiva ansträngningar för att kontrollera våra egna distraherande tankar. Därför är det så viktigt att minimera effekten av externa faktorer - trots allt, ju mer ansträngning som krävs för att hantera externa faktorer, desto oftare kommer en person att distraheras och desto mer tid kommer att slösas bort.
Ju mer multitasking desto lägre effektivitet
Den mänskliga hjärnan kan inte bearbeta information på samma sätt som en dator, som kan utföra flera processer samtidigt. Människor tenderar att vara mer i en sekvens av åtgärder. När vi försöker utföra två eller flera uppgifter känns det ofta som om vi gör allt på en gång. I själva verket slösar vi mycket tid med att växla mellan uppgifter och ju längre de är slutförda, desto mer tappar vi koncentrationen och desto fler misstag gör vi. Många hänvisar till och med till multitasking som en annan form av distraktion, eftersom flera uppgifter tenderar att distrahera uppmärksamheten mellan dem.
Vi har till exempel en uppgift att fylla flera glas från en flaska vatten. Vi kan inte fylla dem samtidigt, så vi fyller dem antingen helt i taget eller lite efter lite och återgår till tomma glas om och om igen. I det första fallet klarar vi uppenbarligen snabbare och mer effektivt, medan det i det andra fallet tar längre tid medan vi kan hälla mer vatten förbi glasen. Och ju fler glas, desto längre tid tar processen och desto mer vatten kommer vi att spilla förbi.
Teknik kan vara särskilt utmanande vid multitasking, för med alla distraktioner är vi i ett tillstånd att förbereda oss för att distraheras, och de flesta hanterar helt enkelt inte multitasking bra. Därför arbetar vi mer produktivt genom att fokusera på en aktivitet. Särskilt i "flöde" tillstånd.
Gå in i strömmen
Flow är ett begrepp inom psykologi som utvecklades av den ungerska psykologen Mihai Csikszentmihalyi på 1970-talet. Denna term avser ett mentalt tillstånd där en person är fullt involverad i en viss aktivitet, motiverad, full av energi och ofta tappar tid. På detta sätt arbetar han inte bara mer produktivt utan också mer kreativt.
Externa distraktioner kan störa fokus, men har liten eller ingen effekt på dem i "flöde" -tillståndet. Till exempel kan musik på kontoret uppfattas som en distraktion av en och nästan obemärkt av en annan, även om båda är fokuserade på samma uppgift. Detta kan innebära att den andra redan har gått in i "flöde", medan den andra bara försöker göra det, men externa faktorer stör det.
Å andra sidan behöver externa stimuli inte vara distraktioner, utan tvärtom kan vara användbara för att få jobbet gjort. Ibland är det nödvändigt att förstå och utvärdera den yttre situationen och miljön. Denna lägesmedvetenhet kan vara användbar för vissa aktiviteter. Till exempel, när man kör, är en person fokuserad, medan han behöver utvärdera olika situationella faktorer: vägen, trafikljus, andra trafikanter.
Produktivt kontorsarbete kräver både situationsmedvetenhet och inträde i ett "flytande" tillstånd. Tyvärr är det omöjligt att vara i båda staterna samtidigt, och med hänsyn till nuvarande uppgifter, omständigheter och interna och externa faktorer måste anställda växla mellan dem. Och kontorsutrymmet bör stödja arbete i vart och ett av dessa stater.
Koncentration arbetsyta design
Distraktioner försvinner inte, men kontorslokaler bör hålla arbetet fokuserat snarare än att skapa nya hinder för att uppnå ett "flytande" tillstånd.
Arbetstagarnas arbetsbehov förändras hela dagen beroende på uppgiften. Till exempel måste du först sortera din e-post, ringa flera samtal, sedan förbereda dig för ett möte, diskutera uppgifter med kollegor och sedan förbereda ett kommersiellt erbjudande. Endast med ett integrerat tillvägagångssätt för design kan du skapa ett utrymme som är lämpligt för alla listade aktiviteter.
Denna helhetssyn på att organisera kontorslokaler omfattar fem principer: mångfald, val, kontroll, erkännande och påfyllning.
Mångfald. Välj inte mellan öppna och privata områden, du måste förse de anställda med båda, och ge dem också möjlighet att välja lämpligt utrymme för varje uppgift. Arbete som kräver koncentration kan utföras i vilket område som helst: någon är bekvämare i ett öppet utrymme för ljudet av ett kontorsbrum medan någon behöver fullständig tystnad på en avskild plats. Det viktigaste är att båda typerna av utrymme presenteras på kontoret.
Val. Lita på dina anställda att välja var, hur och när de gör sina jobb. Och de själva kommer att kunna hitta de förhållanden under vilka de kommer att vara mest produktiva.
Kontrollen. Ge medarbetarna kontroll över sin arbetsplats. Om du bestämmer allt för dem, är det stor sannolikhet att du misstas med deras preferenser. Genom att till exempel besluta att eliminera bullerstörningar bland anställda och isolera dem från gemensamma områden kan företag avsevärt försämra interaktion mellan kollegor. Ge istället anställda möjligheten att reglera integriteten på deras arbetsplats, frekvensen av interaktion med kollegor, liksom uppsättningen tillbehör, ljusnivån, temperaturen etc. Själva insikten att de kan kontrollera sin arbetsyta kan kompensera för några av de negativa effekterna av distraktioner.
Erkännande. Att komma från punkt A till punkt B, sedan till punkt C borde vara lätt. Tydliga och enkla layouter gör att människor snabbt kan navigera i rymden och undvika besvärliga situationer och bortkastad tid. En verkligt förståelig layout gör det möjligt för en anställd att mentalt föreställa sig en karta över kontoret, hitta kollegor i den och intuitivt förstå syftet med varje zon. När du tydligt avgränsar funktionella områden överbelaster du inte anställdas kognitiva processer med onödiga tankar, och de är omedelbart redo att rikta sin energi till att slutföra uppgifter istället för att försöka navigera i rymden.
Påfyllning av krafter. Ge medarbetarna tid och utrymme för pauser. När vi koncentrerar oss på arbete länge spenderas mycket energi och kroppen blir tröttare snabbare. Våra hjärnor gör riktigt fantastiska saker genom att låta oss koncentrera oss på något länge utan att vara uppmärksamma på distraktioner. Därför är "laddning" efter sådan aktivitet helt enkelt nödvändigt. Ett alternativ för att ladda din energi är att njuta av utsikten från fönstret medan du tar en kort paus från jobbet, och alla företag bör ge denna möjlighet. Du kan också ta korta pauser hela dagen för att ta ett mellanmål eller chatta med kollegor i informella områden. En eller två längre pauser, som att gå till gymmet eller gå utanför kontoret, kan ge den nödvändiga energiboostet för en längre arbetsperiod. Det är viktigt att de anställda får dessa alternativ så att de alltid får energi att arbeta i koncentration.
Problemet med koncentration i ryska kontor
Denis Chernichkin, chef för Haworth Business Interiors, gav sina kommentarer till denna studie och korrelerade dem med ryska verkligheter.
”Problemet med koncentration i öppna områden i Ryssland är inte mindre angeläget än i väst. Jag skulle till och med säga att frågan är ännu mer akut. Faktum är att till exempel amerikanska företag för det mesta går ganska noggrant till öppet utrymme och använder det bara för specifika divisioner eller zoner. I ryska kontor har denna övergång blivit skarpare och enklare, utan att ta hänsyn till de anställdas aktiviteter och deras arbetssätt. Dessutom finns det ofta i många rader med monotona "bänkar" praktiskt taget inga avgränsningar eller akustiska hinder. Varför buller och andra distraktioner når kritiska nivåer. Detta bekräftas av vår forskning om Ideation på ryska kontor, vilket resulterar i att vi får ständig bekräftelse på att i nästan alla företag är anställdas huvudsakliga klagomål brist på integritet och oförmåga att koncentrera sig.
För att anställda ska kunna fokusera på sina uppgifter bör arbetsytan tillhandahålla tydligt definierade områden för team, individuellt och fokuserat arbete. Dessa zoner bör inte konkurrera utan komplettera varandra. Större variation och tillgänglighet av detta eller det där utrymmet gör det möjligt för de anställda att använda den mest lämpliga miljön för den aktuella uppgiften och gör det möjligt för dem att inte distrahera grannarna, samt lindrar den tråkiga monotonin att upprepa rader med öppet utrymme, vilket förbättrar akustisk komfort.
Och naturligtvis är det oerhört viktigt att utbilda anställda i korrekt användning av rymden. Det är nödvändigt att involvera människor i förändringsprocessen från början, eftersom det är mycket lättare att genomföra idéer som tas emot genom kommunikation med kollegor och inte att påtvinga andra. Företag måste stärka nytt beteende genom en väl formulerad förändringsstrategi, kommunikation och utbildning. I det här fallet kommer de inte att möta motstånd från de anställda och innovationseffektiviteten blir så hög som möjligt. Baserat på Haworth Research
